В чём смысл и значение пословицы?

Пословица «Не пером пишут, а умом» означает, что важна не столько красота и изящество изложения, сколько глубина и мудрость содержания. Эта пословица подчёркивает важность интеллекта и мудрости в создании текста, а не только его внешнего оформления.

Результат письма зависит от ума и мысли автора, а не от качества инструмента. Главное – содержание, а не форма.

Когда пословица употребляется, в каких ситуациях?

Пословицу используют, чтобы подчеркнуть важность интеллекта и мысли в написанном.