В чём смысл и значение пословицы?

Смысл этой пословицы в том, что иногда лучше сказать кратко и по существу, чем долго и многословно. Пословица призывает к ясности и лаконичности речи, особенно в важных или ограниченных по времени ситуациях.

Краткость речи ценится больше, чем многословие. Суть важнее количества слов.

Когда пословица употребляется, в каких ситуациях?

Пословицу употребляют, чтобы отметить ценность краткости и ясности речи.