В чём смысл и значение пословицы?

Пословица «Дружба дружбой, а служба службой» означает, что несмотря на дружбу между людьми, важно соблюдать установленные правила и границы, когда речь идёт о служебных или профессиональных обязанностях.

Дружеские отношения не должны мешать выполнению обязанностей. Дело требует профессионализма, а не личных привязанностей.

Когда пословица употребляется, в каких ситуациях?

Так говорят, чтобы напомнить о важности разделения дружеских и служебных отношений.